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内部統制システムの基本方針(業務の適正を確保するための体制)
 東亜石油グループが持続可能な発展を遂げていくためには、利益や配当など財務面はもとより、環境や社会にも十分に配慮した経営を行い、同時に、全てのステークホルダー(株主、顧客、取引先、従業員、地域住民及び社会など)に対する責任を認識し、企業価値を高めていくことが必要だと考えています。
 当社グループ(当社及び当社子会社)は一つの企業集団として、その社会的責任を果たし、地域社会との共生を図りながら、経営の一層の透明性と効率性を追求するため、以下の基本方針を定めて自律的なチェック機能を備えた内部統制体制を構築し、バランスのとれた健全な経営を実践して長期にわたり持続可能な発展を目指します。
1.取締役および従業員の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
1. 取締役および従業員の法令順守と社会に対する責任の認識を明確にするため、行動原則および独占禁止法、公務員贈賄防止法その他主要な規制法令に関連する規程を定め、順守に向けた取り組みを徹底する。
2. 取締役会は、すべてのステークホルダーに対する責任を果たすべく、法令、定款および取締役会規程等の社内規程に則り、経営戦略等重要事項について決定するとともに業務執行を監督する。また、監査等委員である取締役(過半数は社外取締役(独立役員))を選任して監査等委員会を設置し、取締役会の監督機能を一層強化し、コーポレート・ガバナンスの更なる充実を図る。
3. 監査等委員である取締役(以下「監査等委員」という。)及び監査等委員会は、内部統制の整備・運用状況を監査し、取締役(監査等委員を除く)と定期的に情報及び意見の交換を行う。
4. 行動原則担当役員、コンプライアンスに係る事項を統括する部署を設置し、部門横断的な法令順守体制の確立と統括を図る。
5. HSSE(健康・安全・危機管理・環境)の確保に関する実施状況について、内部監査を実施するとともに各種外部監査により実施状況の検証を行う。
6. 監査部門である監査倫理室は代表取締役へ直接のレポートラインをもち、各部門の業務執行の統制状況、内部統制システムの有効性に対する監査を定期的に行うとともに、その結果とその後の改善状況を監査委員会に報告する。
7. 財務報告の適正性及び法令順守状況等について、各取締役(監査等委員を除く)および各部室長から、定期的に確認書等の提出を求め、代表取締役社長は財務報告に係る内部統制の評価、報告を行う。
8. 従業員が法令順守や社会に対する責任を果たす上で問題と感じる場合に、これを相談できる内部通報制度(倫理ヘルプライン及び社外相談窓口)と代表取締役および行動原則担当取締役への直接相談制度(オープンドアポリシー)を設け、これを周知する。また、その運用にあっては通報を行った者の秘匿性の確保と不利益の防止に努めることを規程に定める。
9. 社会秩序や企業の健全な活動に脅威を与える反社会的勢力とは一切の関係を持たず、これらの団体・個人への対応は人事総務部が所管し、警察などの外部機関と密接に連携し、毅然とした姿勢で組織的に対応する。
2.取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制
1. 情報セキュリティおよび情報管理に関する規程を定め、その種類や重要度に応じて適切に作成、保管、廃棄する。
2. 個人情報保護に関する規程を整備し、安全に保管・管理する。
3. 情報開示に関する規程を整備し、適時かつ適切に情報を開示する体制を構築する。
3.損失の危険の管理に関する規程その他の体制
1. HSSE基本方針(健康・安全・危機管理・環境についての基本方針)を定め、社長を委員長とするHSSE委員会のもとにHSSEに関する専門の委員会、部会を置いて全社的な活動をし、管理体制を定期的に監査し、改善につなげる。
2. 当社グループを取り巻く様々な潜在的リスクについては、それらのリスクを特定・分析しその特性に応じた対応策を講じるとともに、定期的にその有効性について評価し、必要に応じて見直しを行う。
3. 災害や事故等の不測の事態発生時においても重要な事業を継続させるために、危機管理計画ならびに事業継続計画を定め、定期的に訓練と見直しを行う。
4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
1. 迅速な意思決定が行えるよう、重畳的な階層を極力排除した組織とするとともに、業務執行の重要事項については取締役会が決定する。
2. 取締役会・経営会議並びに各取締役(監査等委員を除く)の決裁権限を明確に定め、機動的な意思決定が可能となるように、必要に応じて決裁権限委譲の手続を行う。
3. 重要な事項の決定に際しては、各部門の専門的見地からの意見を反映させるために、各種委員会を組織して、取締役会並びに各決裁権限者の諮問に対する答申を行う。
4. 中期経営計画、年度予算等を策定し、その進捗状況を定期的に検証し、対策を講ずることを通じて効率的な業務の執行を図る。
5. 経営情報の正確かつ迅速な把握と伝達に資するため、情報セキュリティが確保されたIT環境を常に整備し、業務の効率化を図る。
5.当社および子会社からなる企業集団の業務の適正性を確保するための体制
1. 当社グループは、当社の行動原則、HSSE基本方針(健康・安全・危機管理・環境についての基本方針)、その他の重要な基本方針等の精神を共有し、当社と共にこれらを実践する。
2. 子会社の経営の自主性および独立性を尊重しつつ、当社グループ全体の経営における適正かつ効率的な運営を図るため、子会社管理に係る「関係会社管理規程」にこれを定める。
3. 子会社の業務の適正性を確保するため、必要に応じて取締役および監査役を派遣するほか、子会社の事業運営に関する重要事項については当社の事前承認を必要とする。
4. 子会社の管理責任部署を定めたうえで、管理責任部署は子会社を取り巻く様々なリスクの特定および分析を行い、それらのリスクの特性に応じた対応策を子会社各社とともにマネジメントする。その状況については適宜、経営会議へ報告することで、グループ全体におけるリスクを統括する。
5. 監査倫理室は子会社を定期的な監査の対象とし、子会社の業務執行の統制状況、内部統制システムの有効性に関する監査を行うと共に、その結果とその後の改善状況を監査委員会に報告する。
6. 子会社等の責任者に対し、財務報告の適正性及び法令順守等に係る諸施策の実施状況について定期的に確認書の提出を求め、その実効性を確認するとともに、定期的な見直しを行う。また、監査倫理室並びに監査等委員による業務監査によって、実施状況の検証を行う。
7. 子会社の従業員が法令順守や社会に対する責任を果たす上で問題と感じる場合には、親会社である当社の内部通報制度(倫理ヘルプライン及び社外相談窓口)を利用できる。
6.監査等委員がその職務を補助すべき従業員を求めた場合における当該従業員に関する事項
1. 必要に応じ、監査等委員の職務を補助する従業員を配置する。
2. 前項の従業員の人数、人選等については監査等委員との間で協議のうえ決定する。
7.前号の従業員の取締役(監査等委員を除く)からの独立性および監査等委員の当該従業員に対する指示の実行性確保に関する事項
1. 監査等委員の職務を補助する従業員は、監査等委員の指揮・命令に服する。人事異動、処遇の変更については監査等委員会の同意を要するものとする。
8.取締役及び従業員が監査等委員に報告をするための体制その他監査等委員への報告に関する体制
1. 当社および子会社の役員および従業員、またはこれらの者から報告を受けた者は、当社監査等委員から業務執行について報告を求められた場合、または当社グループ経営に著しく影響を及ぼす重要事項やコンプライアンス違反等の事実が生じた場合には、定められた諸規程に則り、速やかに当社監査等委員に報告するものとする。
2. 前号の報告を行った者に対し、当該報告を行ったことを理由として、不利な取り扱いを行うことを禁止し、これを周知徹底する。
3. 当社監査等委員と子会社の監査役は定期的に情報交換会を開催し、当社グループ全体の監査の充実を図る。
4. 内部通報制度の通報状況について、通報を行った者の秘匿性を確保したうえで定期的に監査等委員へ報告を行う。
9.監査等委員の職務の執行について生じる費用等の処理に係わる方針に関する事項
1. 監査等委員の職務の執行について生じる費用等を支弁するため、一定額の予算を設ける。監査等委員がその職務の執行につき、費用の前払等を請求したときは、請求に係る費用又は債務が当該監査等委員の職務の執行に必要でないことを証明した場合を除き、速やかに当該費用又は債務を処理する。
10.その他監査等委員の監査が実効的に行われることを確保するための体制
1. 監査等委員は業務執行状況を把握するため、必要に応じ重要な会議に出席できる。また、議事録が作成された場合は、その事務局はこれを監査等委員会に送付する。
2. 監査倫理室または会計監査人の行う監査の結果とその改善状況は、監査等委員及び監査等委員会にも報告されるものとし、監査等委員、監査等委員会、及び監査倫理室は会計監査人との間で定期的な情報交換を行う。
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